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Iniciando a Gestão de Custos

> A gestão de custos é um processo contínuo e que pode ser dividido em 4 passos: planejamento de recursos, estimação de valores, orçamento de custos, e controle de custos;

> Pode ser preciso mudar o que se estava planejando em relação aos recursos e materiais durante a execução do projeto, forçando o reajuste do orçamento;

> Ou, variações observadas durante o processo de controle podem fazer com que a gente precise calcular a estimativa novamente.

O uso da Tecnologia ajuda muito!

> A gestão de custos tornar-se complexa dependendo do projeto, possuindo diversas variáveis. Recomenda-se utilizar softwares, planilhas de Excel e anotações claras que faça a gestão de custos de forma simples e eficaz.

> A gestão de custos é relacionada com a capacidade da equipe de ser bem sucedida no atual e em futuros projetos. A coleta e organização desses dados e a utilização de tecnologia resulta em economia.

> A gestão de custos deve ser parte integral do projeto e servir para correlacionar, ou seja, utilizar e comparar, dados entre projetos.

1) Planejamento de Recursos

> O planejamento é feito no início do projeto, antes de qualquer trabalho ser feito;

> No planejamento de recursos é muito importante fazer a identificação dos recursos necessários para a execução e conclusão do projeto;

> Exemplos de recursos são pessoas (empregados e contratantes) e equipamentos (como infraestrutura e maquinário);

> É necessária uma estrutura de divisão de trabalho para entender qual é cada atividade do projeto, quantas pessoas e com qual tipo de habilidade são necessárias para finalizar a atividade, qual tipo de equipamento e material serão utilizados;

> Adotando a metodologia de conclusão de tarefas, é possível fazer um inventário completo e adequado de todos os recursos, que será utilizado na estimativa dos custos.

Durante o processo:

> Considere dados históricos, ou seja, considere as experiências prévias - se tarefas e atividades anteriores já foram cumpridas antes de determinar novas tarefas;

> Receba feedback e opiniões da equipe - a cooperação e colaboração são essenciais em projetos sem dados anteriores para usar;

> Verifique a necessidade e utilização dos recursos - um recurso pode estar disponível somente em certos períodos, a sua ausência nos outros momentos pode causar atraso do cronograma do projeto e pode impactar na estimativa de custos;

> Acontecimentos inesperados - como conhecimento técnico para utilizar alguns recursos, surgindo a necessidade de contratar ou treinar a equipe para acelerar e executar o processo, influenciando na gestão de custos.

2) Estimativa de Custos

> Significa fazer as contas para saber certinho o quanto de tempo e dinheiro temos que gastar pra fazer o projeto por inteiro. Para isso, precisamos de:

- Identificação e necessidade de cada recurso necessário para realizar o projeto, ou seja, o resultado da etapa de identificação;

- Preço de cada recurso (valor por hora do empregado, quantidade de material para alguma tarefa, etc.);

- Duração necessária de cada recurso;

- Lista de suposições e previsões do projeto;

- Riscos potenciais (basicamente a técnica de matriz FOFA: fortalezas, oportunidades, fraquezas e ameaças);

- Custos do projeto anterior para comparação, se possível;

- Informações sobre a situação financeira da empresa ou propriedade e estruturas de relatórios;

> A estimava depende da exatidão nas informações. É necessário considerar fatores como custos variáveis e fixos, despesas gerais, inflação, e o valor de compra do dinheiro durante o projeto;

> Se a estimativa for muito diferente dos custos atuais, é improvável que o projeto seja bem sucedido;

> Possuindo dados históricos de projetos passados, pode-se fazer uma estimativa baseada nestes dados, que servem como referência e experiência para futuros projetos;

> Também pode-se estimar e calcular cada tarefa e fazer a soma de todas as tarefas. Geralmente é feita quando não se têm dados ou muita experiência anterior;

> A estimativa é feita durante o planejamento, momento onde a equipe pode sugerir diversas soluções, e a estimativa auxilia na decisão de escolha;

> Pode-se decidir por custos das tarefas, custos dos empregados, custos do cronograma (período total do projeto). O tipo de estimativa utilizada dependerá do tipo de projeto;

> A estimativa ajuda a equipe a definir e reduzir custos.

3) Orçamento de Custos

> É semelhante a construir no início a fundação e piso de uma residência para então completar o restante da casa conforme guardar ou receber mais dinheiro;

> É a divisão dos custos em partes do projeto, como tarefas ou módulos, num período de tempo;

> No orçamento, devemos ter reservas separadas para resolver custos inesperados;

> Para decidir o valor que será utilizado ou requisitado para a realização de todo o projeto ou parte dele, o gestor do projeto utiliza a estrutura de divisão de trabalho e as estimativas para chegar no valor final;

> Fazer o orçamento cria um limite para se mensurar e verificar se o projeto está de acordo com o planejado. Se não fosse o orçamento, o custo estimado seria somente um valor abstrato e desconhecido. Seria difícil de medir o quanto foi gasto durante a execução;

> Avaliar a performance do projeto possibilita saber quanto do orçamento precisa ser liberado para fases futuras do projeto;

4) Controle de Custos

> O controle de custos é feito mensurando-se as variações e diferenças do limite determinado e tomando ações adequadas, como aumentar o orçamento destinado ou reduzindo o tamanho do projeto para corrigir a falta no orçamento. 

> É um processo contínuo feito durante o cronograma do projeto. O foco é além de relatar no tempo certo e claramente, também mensurar de forma correta.

> Junto com o limite do custo, o plano de gestão de custos é essencial para o controle de custos. O plano contém detalhes de como a performance do projeto será medida, qual é o limite para variações de preços, quais ações serão tomadas no caso de ultrapassar o limite, e a lista de pessoas e cargos que tomam decisões;

> A variação do cronograma negativa indica que a tarefa está atrasando, e a variação do custo positiva indica que está dentro do orçamento;

> O controle de custo dá transparência para que tomadas de decisões sejam rápidas nas diversas situações que surgirem;

> Exemplo:

Na fase de planejamento, imagine que a Tarefa X possui um orçamento de R$4000 e espera-se que 50% será concluído até o final de semana.

• Valor planejado (VP) da tarefa X até o final de semana = R$4000 * .5 = R$2000


• Valor recebido (VR) da tarefa X até o final de semana = R$4000 * .25 = R$1000

Agora determina-se o custo atual (CA) do trabalho, que envolve outras variáveis como equipamento e custo de materiais (ex: R$800).

Variação do cronograma = VR - VP = R$1000 - R$2000 = -R$1000

Variação do custo = VR - CA = R$1000 - R$800 = R$200

17 Princípios Básicos da Gestão

1) Gerencie suas contas de forma adequada;

2) Revise seus custos;

3) Faça projeções financeiras;

4) Lance os faturamentos assim que possível;

5) Mantenha uma conta bancária somente para negócios;

6) Anote os empréstimos pessoais para o seu negócio;

7) Utilize um cartão de crédito somente para o negócio;

8) Pague seu salário primeiro;

9) Mantenha-se zeloso com o dinheiro;

10) Reduza os gastos com viagens e estadias;

11) Utilize documentos legais gratuitos (alguns modelos são encontrados online) para necessidades simples;

12) Tome cuidado antes de expandir;

13) Entenda e controle seu marketing e relações públicas;

14) Considere alugar ao invés de comprar;

15) Não espere até o último minuto para buscar empréstimos;

16) Garanta que você tenha recurso (capital, dinheiro) suficiente;

17) Evite gastar prematuramente.

Combinados e colocados em prática, estes princípios colocarão seu negócio num bom caminho. Junto da tecnologia desenvolvida pela ManejeBem, anotações, observações, dados e dúvidas são encaminhados e analisados em conjunto com o agricultor, pesquisando e buscando soluções em sintonia com a sua realidade.  

Fontes:

Treinamento - Iniciação à Gestão Financeira de Propriedades Rurais Familiares do Maranhão. ManejeBem

https://m.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/UFs/PE/Anexos/GESTAO-EMPRESARIAL-Planejamento-estrategico-como-construir-e-executar-com-maestria.pdf

https://www.costmanagement.eu/blog-article/cost-management-explained-in-4-steps

https://www.educba.com/how-to-manage-a-business-effectively/

https://www.finder.com/small-business-finance-tips

https://www.ecosys.net/reference/project-cost-management/